Møtereferat vurdering : Innit kundeservice

Ø

Ørjan Kulseng- Johansen

startet et emne over 3 years siden

Når man har gjennomført en vurderingssamtale og man har trykket seg videre i vurderingsskjemaet til der man skal skrive møtereferat, så kommer det opp en liten boks med plass til 3-4 ord og denne boksen utvider seg heller ikke etter hvor mye man skriver. Dette gjør at jeg har ingen oversikt over hva jeg selv skriver underveis og må sitte å ble fram og tilbake innen denne lille boksen for å se litt. Regner med dette er en feil og en enkel endring i størrelsen på tekstboksen som er satt inn der.

E

Else Bohlin Nilsen

sagt over 3 years siden

Ørjan... du må "dra" den.... boksen altså....

A

Anne Cappelen Grandt

sagt about 3 years siden

Men et problem er, at hvis man har skrevet møtereferat i boksen, og signerer - og så skal inn og rette noe, så er hele møtereferatet slettet igjen!! Jeg hadde gudskjelov en orginal i Word, så jeg slapp å skrive alt på nytt!
Den ene gangen jeg klipte og limte fra Word, slo den sammen all tekst til en lang linje, men da jeg prøvde igjen beholdt den linjeskift.
Ettersom man stadig har behov for å se hva man skrev i forrige referat er det en god løsning at man kan se referatet uten å låse opp vurderingen (og dermed MISTE referatet!), men skummelt at det forsvinner uten videre! JEg fortsetter med bacup-kopi av referat til dette er fikset!

Therese Thorkildsen

sagt almost 3 years siden

Hei Anne,

Møtereferatet skal ligge synlig etter signering. Dersom man velger å låse opp en signert vurdering vil man havne tilbake til bildet hvor man vurdering, og derfor også før muligheten til å skrive referat - og dette blir borte. Jeg ser at vi bør tydeliggjøre at møtereferatet forsvinner ihvertfall.

Det er heller ikke nødvendig å låre opp en vurdering for å se referatet. Dette ligger i toppen av enhver signert vurdering, se eksempel i bildet under :-)

A

Anne Cappelen Grandt

sagt almost 3 years siden

Hei Therese
Jeg er nødt til å låse opp referatet dersom jeg skal rette en feil? Det kan jo hende at det står noe feil. JEg er derfor nødt til å ha referatet i et eksternt worddokument slik det er nå, for å kunne rette feil. Jeg skjønner ikke helt poenget med dette låsesystemet?

A

Anne Cappelen Grandt

sagt almost 3 years siden

En ting til relatert til vurdering og møtereferat:
Når jeg har skrevet referatet sender jeg en mail til deltakere på møtet om at referatet er lagt i OLK. Denne mailen må jeg sende FØR jeg lagrer (signerer) samtalen, da muligheten for å sende mail fortfaller når jeg signerer.
Når jeg legger inn referat og sender mail FØR jeg signerer, blir jeg stående i "sendte mailer" og jeg må bla meg tilbake til vurderingssamtalen - og da er referatet borte, siden det ikke var signert og lagret.
Funker ikke helt for meg, hvordan skulle jeg eller gjøre dette?
vh Anne

Therese Thorkildsen

sagt almost 3 years siden

Hensikten med å låse vurderingen er jo at ingen skal gå inn i etterkant å endre på de vurderingene som er gjort. Sett at mange bruker vurderingsskjemaet som en modul ved gjennomføring av den pålagte halvårsvurderingen, har det vært et behov for å kunne låse vurderingene satt. Dette sikrer historikken, og gjør at man har oversikt over hvem som har gjort hva, hvem som var til stede o.l. Hvis vurderingen signeres med deltakerne til stede vet man jo at man er enige, og at ingen gjør endringer ved en senere anledning.

Dersom du opplever at du til stadighet må låse opp for å rette opp på feil vil jeg anbefale deg å vente med signeringen til du har kvalitetssjekket referatene eller ting du ønsker dobbeltsjekke. Vi har også en kommentarfunksjon som gjør at du feks kan skrive en liten kommentar dersom du opplever at det er et feil ord/staving/vurdering som skulle vært endret :-)

Tanken bak det å sende e-post fra vurderingen er det at man skal kunne minne deltakerne på at nå er det snart vurdering o.l. Når den låses ligger det som historiskdata. Møtereferatet lagres når man klikker på "signer vurdering", så det stemmer at dersom man navigeres ut av vinduet blir dette borte - dette fordi det må lagres aktivt. Alternativt kan vi lage et forslag i forslagskassen som tar for seg at man ikke trenger å bli tatt til meldingssenteret ved utsendingen av e-posten. Siden vil dog måtte oppdatere seg, så møtereferatet måtte uansett føres inn i etterkant av meldingsutsendelsen.

Alternativt med dagens løsning kan du jo sende e-posten først, for så å deretter legge inn møtereferatet og signere vurderingen.

A

Anne Cappelen Grandt

sagt almost 3 years siden

Hvis jeg ikke signerer og sender en mail, blir møtereferatet borte. Jeg sender mailen for å gjøre oppmerksom på at møtereferatet er skrevet!
Hvis jeg signerer kan jeg ikke sende mail.
Det hadde vært helt greit hvis møtereferatet automatisk bare kunne rettes av meg (uten ytterligere låsning) men at de andre deltakerne kunne bruke kommentarfeltet for tilleggsopplysninger eller andre beskjeder.
Det er uansett utrygt at et referat forsvinner i prosessen hvis man ikke gjør det akkurat som oppskriften tilsier, vi har jo litt ulike behov tyder det på.
Enn så lenge lagerer jeg et vedlegg med kopi av referatet, jeg har ikke lyst å måtte skrive det samme to ganger.

Therese Thorkildsen

sagt almost 3 years siden

Hei Anne,

Jeg forstår at det er tungvindt, men som jeg vente ovenfor så lagres møtereferatet kun ved klikk på "signer vurdering". Du må lagre den, fordi siden oppdateres når man sender melding.

Som jeg nevnte vil det være gunstigst å sende ut e-posten, også deretter lime møtereferatet rett inn, og signere vurderingen. Da vil de få e-post, og innen de får gått inn i vurderingen, har du lagret den.

Jeg ser at det vil kunne være nyttig å opprettet et forslag i forslagskassen om at man kunne sende SMS/E-post til deltakerne i skjemaet etter signert vurdering. Eller noe lignende for å lette denne flyten. Det er jo brukerforum i morgen, og torsdagen, så dersom du vil opprette en sak på det her: https://kundeservice.innit.no/support/discussions/forums/8000054580 kan det bli stemt frem og prioritert som evt ny funksjonalitet :-)